Bij BUKO Infrasupport moeten vakmannen gepland worden die van depot naar locatie rijden met spullen die nodig zijn ter plaatse. Het gaat hier dan bijvoorbeeld om borden die nodig zijn voor een wegafzetting of hekken voor een event. Dit plant BUKO met behulp van de rittenplanningssoftware TRACC Planning. “Door data technisch inzicht, maken we gemakkelijker investeringsgerichte keuzes”, aldus Justin de Vries van BUKO Infrasupport.

Situatie/ Logistiek Vraagstuk

Het proces bij BUKO Infrasupport is gecompliceerd vergeleken met een ‘regulier’ transport proces. Projectmanager ICT Justin de Vries zegt: “Bij een vrachtwagen weet je wat de afmetingen zijn van de pallets of pakketten. Bij BUKO Infrasupport hebben we palen en borden liggen van verschillende afmetingen en we hebben wagens van diverse groottes.” Voorheen werd dit nog op papier gedaan. “Het was een must dat die papierstromen gedigitaliseerd werden voor meer inzicht en een efficiëntere werkwijze”, aldus Justin. Bij BUKO Infrasupport zijn tien planners op tien verschillende afdelingen (locaties) aan het plannen. Zij sturen zo’n 100 ploegen aan die door het hele land actief zijn, meestal bestaande uit twee vakmannen, die zowel chauffeur als monteur zijn. “Ze zijn dus niet alleen aan het rijden, maar steken tussendoor de handen uit de mouwen om zware werkzaamheden te verrichten.”

Afdelingen BUKO Infrasupport: Assen/ Drachten, Zwolle, Bunnik, Amsterdam, Beverwijk, Den Haag, Rotterdam, Eindhoven, Elst, Ittervoort. Plus: de Materieeldienst (in Velsen-Noord). BUKO Infrasupport beschikt over zo’n 100 voertuigen.

De oplossing van AKB Logistics Software

Met de rittenplanningssoftware TRACC Planning van AKB Logistics Software (AKB LS) dat al in gebruik was bij BUKO Transport, werd een koppeling gemaakt met de LogiApp, die de vakmannen van BUKO Infrasupport gebruiken om hun werkbonnen in te zien. Via tablets ontvangen de werkploegen hun werkbonnen. Updates en wijzigingen worden automatisch verwerkt in de planning. “Zo heeft de planner altijd inzichtelijk wat de stand van zaken is”, zegt Justin. ” Daarnaast biedt de rittenplanningssoftware TRACC Planning ook de mogelijkheid om een voorgestelde planning te maken. We laten de planner in charge, maar we zouden wel semi-automatisch kunnen plannen. Door TRACC Planning wordt dan een optimale planning gegeven. Handig is dat we dan op gegeven moment ook verder vooruit kunnen kijken en we nu al zien hoeveel ritten aan het einde van de maand gereden moeten worden. We kunnen dus verder vooruit plannen.” Op het moment dat de opdracht is uitgevoerd en afgemeld met bijbehorende bijzonderheden, komt dat weer terug in het Order Management Systeem (ERP). Ook eventuele afwijkingen worden geregistreerd. Bijvoorbeeld als bij een retouropdracht niet tien, maar acht hekken mee terug kwamen. Ook de wijze waarop de plaatsing van producten gebeurt, wordt terug gekoppeld. Dat geeft direct inzicht in de uitvoering, waardoor misverstanden voorkomen kunnen worden en de administratie sneller verwerkt kan worden.

Resultaten / Winst

• Papierstromen zijn gedigitaliseerd: efficiëntere werkwijze
• Meer overzicht en inzicht in de planning: BUKO Infrasupport kan verder vooruit plannen en eerder aangeven of een opdracht past
• Verbeterde klant- en medewerker-tevredenheid
• Verlaging van de werkdruk
• Faalkosten reductie
• Sustainability; een duurzame oplossing voor de lange termijn
• Data technisch is er meer inzicht, waardoor BUKO Infrasupport eenvoudiger investeringsgerichte keuzes kan maken.

“Dankzij AKB LS kunnen we data technisch meer investeringsgerichte keuzes maken”

Bij BUKO Infrasupport zijn tien verschillende planners bezig met het plannen van ritten en bijbehorende werkzaamheden. Hierbij moeten ze rekening houden met een aantal activiteiten. Van het laden op het depot van de spullen die meegenomen moeten worden, het lossen, neerzetten/ installeren van spullen op de juiste plek tot en ophalen van de borden en hekken. De werkdruk ligt daarbij best hoog. Dit was iets wat BUKO Infrasupport juist wil verlagen, onder andere door processen te digitaliseren. 

Voorheen ontvingen de werkploegen alles op papier, zo vertelt Justin. projectmanager ICT bij BUKO Infrasupport. “Het was een must voor ons om die fysieke papierstromen weg te werken. Dat hebben we gedaan. Niet alleen met de implementatie van een nieuw ERP-systeem, maar ook met het verder uitrollen van de rittenplanningssoftware TRACC Planning dat op dat moment al bij BUKO Transport in gebruik was. Door de werkzaamheden te digitaliseren, hebben we de foutenmarge verkleind en meer efficiëntie bereikt”, aldus Justin. “Met TRACC Planning werken we efficiënter, is de werkdruk lager en zijn de klanten meer tevreden.” BUKO Infrasupport zet TRACC Planning ook al in tijdens het offertetraject, voor het berekenen van rijtijd en daarmee samenhangende kosten. Dit geeft direct duidelijkheid en ook dat vinden klanten fijn, meent Justin: “Juist doordat we vroegtijdig inzicht in de planning hebben, kunnen we klanten ook eerder bevestiging/ duidelijkheid geven, betreffende hun opdracht.” De bedoeling is dat de tien afdelingen straks werken in hun eigen TRACC Planning omgeving. De planners kunnen onderling wel bij elkaar kijken, zodat ze uiteindelijk de planning kunnen optimaliseren, en bijvoorbeeld opdrachten kunnen combineren of uitwisselen.

Semi-automatisch plannen

De werkbonnen komen nu via de LogiApp op de tablet bij de werkploegen binnen. Wijzigingen en updates worden automatisch verwerkt door de dag heen. “Zo heeft de planner altijd inzichtelijk wat de stand van zaken is”, zegt Justin. ” Daarnaast biedt de rittenplanningssoftware TRACC Planning ook de mogelijkheid om een voorgestelde planning te maken. We laten de planner ‘in charge’, maar we zouden wel semi-automatisch kunnen plannen. Door TRACC Planning wordt dan een optimale planning gegeven. Die mogelijkheid in TRACC Planning gebruiken we nu nog niet, maar in de nabije toekomst wellicht wel. Hiermee kunnen we namelijk nog sneller bepaalde inzichten krijgen. Bijvoorbeeld dat we in het begin van de week al kunnen inschatten wat we komende week te doen hebben. Op papier kon het ook wel, maar het is op een scherm veel inzichtelijker. Je ziet meteen hoeveel ploegen je nodig hebt.”

Doelstellingen behaald

Het selectietraject voor BUKO Infrasupport was vrij eenvoudig. “TRACC Planning is een bewezen product bij een collega bedrijf. BUKO Transport maakte er al gebruik van. Dus, was de afweging relatief snel gemaakt. Wat ook fijn is, was het één-tweetje dat er al was met LogiApp. Dankzij de koppeling met LogiApp, die goed werkt, was het gemakkelijk deze keuze te maken. Met LogiApp kunnen de vakmannen buiten de werkbonnen inzien. Dat werkt erg fijn.” Volgens hem zijn de vijf doelstellingen die BUKO Infrasupport in eerste instantie had met de implementatie van de rittenplanningssoftware van AKB LS behaald: 

“Onze doelstellingen in het begin waren: verhoogde klant- en medewerker-tevredenheid, faalkosten reductie, een efficiëntere werkomgeving, werkdruk verlaging, sustainability (een duurzame oplossing voor de lange termijn).” Dat er met AKB Logistics Software ook data technisch meer inzicht is verkregen, zorgt er volgens hem voor dat BUKO Infrasupport meer investeringsgerichte keuzes kan maken. Nu kunnen we ervaring toetsen door data. Data is daarin zeker niet altijd leidend, maar het geeft wel een bepaalde richting aan. We kunnen daarmee wel vertellen of we met het gevoel dat we hebben in de juiste richting zitten. Data is dan weer niks waard zonder het verhaal eromheen. We hebben altijd mensen nodig, die de business kennen, die het verhaal kunnen vertellen.”

Samenwerking AKB Logistics Software 

Projectmanager ICT Justin: “De toegevoegde waarde van de samenwerking met AKB LS is wat mij betreft dat we heel snel schakelen. Met degene die de software heeft geïmplementeerd, is een kort lijntje. Dat is super goed bevallen. Ze hebben een hoop operationele kennis en denken echt mee met de klant. De vertaalslag tussen IT en wat wel kan en niet, is snel gemaakt. Ik vind het fantastisch hoe ze mogelijkheden voor de organisatie hebben toegevoegd, zodat de planning door het hele land nu inzichtelijk is. Voorheen had je een planner op kantoor, die zijn tafel vol met bonnen had liggen. Maar dat zei niet zoveel, want het maakt nogal verschil of je 100 borden op één bon hebt of twee.” Justin heeft daarbij een belangrijke tip voor bedrijven die ook willen digitaliseren. “Doe dat stap voor stap, zodat je je medewerkers niet verliest. Zij zijn de assets van de organisatie. Om hen mee te krijgen, is het daarom juist belangrijk om dus ook operationele mensen te betrekken bij het selectie- en implementatietraject. Zij weten het beste waar je tegen aanloopt in de praktijk.”