Al meer dan 25 jaar werkt Hoekstra Transport met de rittenplanningssoftware van AKB Logistics Software. In de jaren 90 klant geworden omdat de toenmalige directeur van het bedrijf, Hoekstra, er wel brood in zag om de rittenplanning te automatiseren. Dankzij TRACC Planning kan het bedrijf meer doen met hetzelfde aantal mensen en resources.

“AKB Logistics Software groeit met ons mee, komt zelf met nieuwe functies en als wij wat vragen, is dat geen probleem.”

Situatie / Logistiek vraagstuk 

De wereld is aardig veranderd, sinds Hoekstra Transport begon met het gebruik van TRACC Planning van AKB Logistics Software. Van planning op de landkaart vroeger naar handmatige invoer en planning in TRACC later (eind jaren ’90). Vanaf 2005 zijn ze gaan werken met real-time koppelingen tussen TRACC Planning en het TMS, en TRACC Planning en de boordcomputers. Na 2008 veranderde de doelgroep van Hoekstra Transport die tot dan toe vooral business to business (b2b) transporten en verhuizingen deed: meer naar business to consumer (b2c). Ze richten zich daarmee sterk op de online markt voor alles wat kwetsbaar en afwijkend is qua formaat. Ook klantwensen veranderden: Levering binnen 24 uur (in plaats van 48 uur) werden normaal, waarvoor een flexibele, geoptimaliseerde rittenplanning voorwaarde was. 

De oplossing van AKB Logistics Software

Alle order info en realtime informatie over de status van zendingen, maar ook beschikbare resources, is bij Hoekstra Transport via één systeem toegankelijk. Dat van rittenplanningssoftware TRACC van AKB Logistics Software. Tot 2005 deed Hoekstra Transport alleen de rittenplanning in TRACC. Nu gebruikt het transportbedrijf TRACC als ‘de spil’ in de organisatie om alle informatie te ontsluiten: van orderinformatie tot realtime status van de geplande rit en uitvoering tot controle voor facturatie en verloning. Dankzij koppelingen tussen TRACC Planning en TMS, boordcomputers, Qliksense maar ook het verloningssysteem van AFAS, is al deze informatie direct voorhanden/ bruikbaar voor de rittenplanning en andere doeleinden. Bijvoorbeeld het ontsluiten van management informatie en sturen op KPI’s. 

Resultaten / Winst

• Rust op de planning: Meer overzicht op / meer inzicht in de rittenplanning en uitvoering. In één planningssysteem inzichtelijk: van order tot uitvoering en facturatie.
• Meer flexibiliteit: Door realtime inzicht kan Hoekstra Transport klanten in veel gevallen direct op hun wenken bedienen. Wanneer zij bellen of er nog een lading mee kan, is dat direct inzichtelijk in TRACC Planning
• Verhoogde klantenservice = Grote klanttevredenheid, door een uitgebreide informatievoorziening en doordat ze in Nederland binnen 24 uur beleverd kunnen worden. 
• Een geoptimaliseerde rittenplanning, waardoor Hoekstra efficiënter kan werken. In 2005 werden rond de 400 – 500 zendingen per dag afgehandeld. Dat aantal is nu ruim verdubbeld naar zo’n 1000 tot 1400 zendingen in de piek, maar de groei in resources is veel minder sterk. 
• Verbeterd overzicht: In TRACC Planning kan rekening gehouden worden met uiteenlopende parameters: Werkwijze van medewerkers, werktijden (via een koppeling met AFAS), capaciteiten, maar ook kenmerken van benodigde resources die nodig zijn voor een bepaalde order/ klant. Bijvoorbeeld: uitpakken op locatie of monteren van een product.
• Sturen op managementinformatie: In TRACC Planning is zichtbaar wat de opbrengsten en de kosten zijn van een rit per order en opdrachtgever. 

“Het is niet alleen ritplanning die we doen, het is de hele opvolging vanuit TRACC Planning”

Planner van het eerste uur, Sybren Spijksma vertelt: “De doelstelling in het prille begin was het maken van de planning. Vroeger hadden we dan gewoon de landkaart voor ons. Dan legden we het daar op volgorde, en berekenden we uit het hoofd de laadmeters en de drops. Sinds we TRACC Planning hebben, voeren we de orders in, in het TMS en dat ging dan naar TRACC toe. Zo maakten we onze rittenplanning. Het voordeel van AKB in het begin was vooral dat we niet meer al die kleine gehuchtjes op de landkaart hoefden te zoeken. Ook al was dit goed voor onze topografische kennis”, zegt hij met een knipoog. 

Waar het systeem van AKB Logistics Software oorspronkelijk voor werd aangeschaft, dat is wat Hoekstra Transport het nog steeds voor gebruikt. IT-er Michel Kroes zegt: “Rittenplanning is nog steeds het belangrijkste. TRACC Planning ondersteunt ons ook, waar onze kracht ligt: onze flexibiliteit. Als een klant nu nog een order opgeeft, komen we vandaag nog langs.”

Opvolging

Dankzij de rittenplanningssoftware van AKB Logistics Software heeft Hoekstra Transport direct inzichtelijk welke auto nog capaciteit heeft om te laden. “Zo zien we realtime waar onze wagens zijn en wat de chauffeur heeft verantwoord in zijn boordcomputer. Afwijkingen komen ook terug. Bijvoorbeeld met een foto van het product en handtekening. Het is niet alleen ritplanning die we doen, het is de hele opvolging vanuit TRACC.”

De klanten, waar ze leveren, zijn volgens de planners altijd blij als zij voor komen rijden met hun vracht. “Ze zitten er ten slotte op te wachten. Of het nu een douche is of een meubelstuk. Zeker als ze aan het verbouwen zijn, worden we toch bij bijna alle klanten met open armen ontvangen.” 

Van order tot facturatie

Orders voeren klanten direct in via hun klantenportaal. Zo komt de order binnen in het TMS. Daar wordt de opdracht goedgekeurd, en dan komt de order in TRACC Planning om in te plannen. “Op het moment dat we dat inplannen, heeft TRACC de automatische tijd al berekend, en krijgt de klant de tijd van aankomst te zien in het portaal. De klant kan zien wanneer de opdracht is aangenomen. Ook ziet de klant de geplande aankomst van het lossen, het laden. Desnoods ook met een melding een half uur van tevoren. Dan wordt het tijdvak van twee uur bevestigd. Indien gewenst, krijgt de klant dan nog een half uur van tevoren een sms. Ook foto’s van de digitale handtekening voor ontvangst zijn direct inzichtelijk. We factureren vervolgens per week. Een week na levering vindt de facturering plaats op basis van wat is verantwoord in de boordcomputer en TRACC. Dit kunnen klanten ook weer terugvinden in het klantenportaal.”

Extra service

Sybren geeft aan dat het werk erg leuk is om te doen. “Door de gedeeltelijke shift van b2b naar b2c, komen we graag en veel bij particulieren. Soms zetten we de zending desgewenst in de achtertuin neer, pakken we het uit of monteren we als extra service. Ook dat kunnen we in TRACC Planning verwerken.” Michel Kroes vult aan: “Het blijft ook mensenwerk. De één werkt sneller dan de ander en niet elke zending kan in een bepaalde wagen. Door de inzet van correctiefactoren per medewerker en per wagen sluit de werkelijke aflevertijd nauw aan bij de geplande tijd. Voor sommige zendingen is een kooi-aap nodig en er zijn ook zendingen die via het dak geladen en gelost moeten worden. TRACC Planning geeft inzicht in de resources die nodig zijn voor bepaalde zendingen. Door een kleur te geven in TRACC wordt de planning nog overzichtelijker. Los- en laadtijden gaan dan bijvoorbeeld van rood (heel vroeg) naar groen (later op de dag).” 

Op welke KPI’s ligt de focus nu?

De focus voor Hoekstra Transport ligt nu vooral op behaalde lostijden, beladingsgraad en het aantal behaalde kilometers per stop. Michel Kroes: “Hoe meer we de dropafstand kunnen minimaliseren, hoe hoger het rendement. TRACC geeft ons direct inzicht in berekende rijtijden en berekende kilometers.” Hiermee is het rittenplanningssyteem ook een waardevolle bron van informatie voor het management. “We kunnen in TRACC Planning zien wat de opbrengsten en de kosten zijn van een rit per order en opdrachtgever. Ook de planning heeft daar inzicht in. Zo kunnen we hier uiteindelijk op sturen.”  

Tijd over voor optimalisatie 

Sybren zegt: “Zonder TRACC Planning zouden we de auto’s kunnen volgen op de kaart, maar dat was alles. We wisten dan niet hoeveel ruimte er nog was in de wagens. Dan moest je altijd even bellen met de chauffeur. Nu hebben we daar in één oogopslag zicht op. Zo ban je lege kilometers gemakkelijker uit en is er minder contact nodig met de chauffeur. We bellen alleen als er issues zijn onderweg. Hierdoor is er meer rust op de planning en tijd voor zaken die meerwaarde toevoegen, zoals de optimalisatie van de planning en coachingsgesprekken.”

Samenwerking

Nuchter. Meedenkend. Flexibel. Plat. Zomaar een paar termen die over tafel vliegen bij Hoekstra Transport als ze het hebben over de samenwerking met AKB Logistics Software. “Heb je met AKB te maken, dan zit je aan tafel met de eigenaar van het bedrijf en de mensen die het gaan doen. Ze denken mee en zullen altijd dat stapje extra zetten. Niet voor niets zijn wij al zo lang klant. We zoeken ook qua software altijd de beste in zijn soort. Tot nu toe is er voor ons geen andere partij die kan doen wat AKB voor ons doet.”