Binnen een maand tijd waren ze live met TRACC Planning. Manders Transport & Logistics besloot de rittenplanning te automatiseren met AKB Logistics Software (AKB LS) om hun klanten beter te bedienen. CEO Frank Manders: “Met TRACC Planning kunnen we gerichter op resultaten plannen en zo onze winst optimaliseren.”
Situatie/ Logistiek Vraagstuk
De planning bij Manders Transport & Logistics werd voorheen gedaan met een grote landkaart op de muur. De planner was drie keer per dag bezig met het maken van de rittenplanning. Eerst werden alle orders op het planbord geplaatst. Vervolgens moest handmatig berekend worden, welke auto’s welke route moesten rijden. Dit werd dan overgenomen in de administratie, waar de rit nog eens werd ingevoerd. Het handmatig werken, had tot gevolg dat de rittenplanning foutgevoeliger was en er niet gericht gepland kon worden op resultaat.
De oplossing van AKB Logistics Software
Met TRACC Planning van AKB Logistics Software (AKB LS) wordt er op de planning heel veel tijdswinst geboekt. Bij Manders Transport & Logistics is een koppeling gemaakt met het TMS-systeem van Ritrov. Drie planners werken in TRACC Planning en doen dat elk op hun eigen gebied: distributie, meubeltransport en groot transport. Doordat ze nu overzichtelijk werken in één systeem, is er meer rust gekomen op de planning en kan er resultaatgericht gepland worden.
Resultaten / Winst
- Tijdswinst per dag: 2 – 3 uur, waardoor minder overwerk – en minder dure overuren
- Grotere medewerkerstevredenheid
- Meer overzicht en rust op de planning
- Verbeterde klantenservice; klanten krijgen betere updates over hun order en weten eerder waar ze aan toe zijn bij last-minute planning van een order
- Gericht plannen op resultaten: opbrengst van ritten
- Optimalisatie van kilometers en laadmeters
- Dankzij AKB LS kan Manders meer orders sneller en op tijd weg plannen
“Dankzij TRACC Planning kunnen we meer doen met dezelfde mensen en middelen”
Al na een paar maanden werken met TRACC Planning, merkt Manders Transport & Logistics de resultaten. Hoofdplanner René van Boxtel is enthousiast. “We maken overdag heel veel tijdswinst. Voorheen deden we de rittenplanning op een grote landkaart op de muur. Aan de hand daarvan berekenden we: hoeveel pallets moeten we lossen, en hoeveel laadmeters hebben we? Na optelling, hoopten we dat het paste bij de rijtijd die dag.”
Veilige werkdag
Sinds de rittenplanning in TRACC planning wordt gemaakt, is de werkwijze een stuk efficiënter, melden zowel de hoofdplanner als CEO Frank Manders: “We blijven investeren in ICT en kennis en modernisatie met AKB. Dat is natuurlijk ook ten gunste van het personeel. Met AKB kunnen we nog nauwkeuriger ritten maken voor de mensen, waardoor ze een veilige werkdag hebben.”
Meer laadmeters
René van Boxtel zegt: “In TRACC planning zijn meer randvoorwaarden waar je rekening mee kunt houden, die je dan direct ziet.” Als voorbeeld noemt hij tijdsvensters, losvensters, milieuzones, hoeveel er in de auto past. “Ook de resultaten, wat zo’n rit opbrengt, zie je direct. Voorheen zag je dat pas aan het einde van de avond. Nu zie je dat direct. Dan kun je meer schuiven om meer laadmeters weg te krijgen, zodat je dus meer kunt doen met dezelfde mensen en middelen.”
Efficiënter gepland
Dat hij voorheen het allemaal handmatig moest doen, zorgde ervoor dat hij tot wel drie keer per dag zat te sleutelen aan de planning. “Het was daardoor veel fout gevoeliger. Je zag zomaar een tijdsvenster of milieuzone over het hoofd, waar je nu dus direct op gewezen wordt. Het resultaat is dat de rittenplanning sneller klaar is, waardoor de laadlijst eerder rond is. In het warehouse kunnen ze dus sneller aan de gang met een accurate lijst. Voordat we de planning automatisch deden, konden ze pas rond 18.30 uur aan de slag met laden, waarna bleek dat we dingen over het hoofd hadden gezien of het paste niet. Dat is een stuk minder geworden. Er wordt dus al met al efficiënter gepland en gewerkt.”
Eerder klaar
De drie planners die ermee werken, zijn allemaal enthousiast en zien de voordelen ervan duidelijk in. Allen hebben een afgebakend stuk, waarmee ze werken, onderverdeeld in: distributie, meubeltransport en grote transporten. “Tussendoor sluiten we aan op elkaar en overlappen we elkaar. Zo kunnen we elkaar vooruit helpen. Nu kan iedereen zien waar we mee bezig zijn, wat een ander heeft, en hoe we eventuele ritten kunnen combineren, zodat we niet twee wagens in hoeven te zetten. Je ziet het ook in arbeidsuren. Het kwam vroeger vaak voor dat we op de avond pas om 20.00 uur klaar waren. Nu is dat om 18.00 uur.”
Overdraagbaar
De hoofdplanner geeft aan dat dit ook wel helpt ter motivatie van het personeel. “Dat vindt het thuisfront vanzelf ook prettiger. Als je personeel altijd laat thuis is in de avond, is dat ook niet goed. Nu hebben we een goede oplossing, waarmee we dat in ieder geval ondervangen. Dat draagt bij aan meer medewerkerstevredenheid. Bovendien hebben we dus een tijdsbesparing van 2 tot 3 uur per dag. De werkdruk is een stuk minder en tussendoor kan de focus liggen op andere werkzaamheden. We willen geen planners uitsparen, maar wel met hetzelfde aantal planners meer werk kunnen inplannen. Het mooie is ook: dankzij TRACC Planning is het werk makkelijker overdraagbaar, en kan een ander het werk makkelijker overpakken, als een planner afwezig is.”
Geen dure overuren
Al met al is het belangrijkste resultaat voor Manders Transport & Logistics: de tijdswinst. “Dagen worden op tijd afgewerkt, waardoor we geen dure overuren hoeven te betalen. Het warehouse kan eerder aan de gang en is eerder klaar. Eerder kwamen we op 10 tot 15 overuren per week. Dat is teruggebracht naar een uur of vijf. Klanten die laat een opdracht aanleveren, kunnen nu zonder al te veel moeite meegenomen worden in de planning. Dat is veel makkelijker dan op een bord, waar je lijntjes moest uitgummen, en weer opnieuw je berekening moest maken. Nu kun je orders automatisch invullen, waardoor je veel sneller auto’s vol kunt plannen en de weg op kan sturen. Klanten die nu last-minute bellen, kunnen we ook sneller met meer zekerheid antwoord geven of het gaat passen of niet.”
KPI’s met focus
Manders Transport & Logistics is geen bedrijf dat keihard op KPI´ s stuurt. Wel wordt het met het rittenplanningssysteem TRACC Planning gemakkelijker gemaakt, geeft ook Frank Manders grif toe. “Met AKB LS kunnen we gerichter op resultaten plannen en zo onze winst optimaliseren”, zegt hij. Het feit dat TRACC Planning direct inzicht geeft in baten en kosten, is volgens hem zeker interessant. René van Boxtel zegt: “Het is mooi dat je nu kunt laten zien waarom je twee auto’s hetzelfde gebied in stuurt. In de ogen van chauffeurs lijkt het soms onlogisch, maar we kunnen perfect de volgorde uitleggen en waarom. Aan de andere kant blijft het mensenwerk. Soms zijn er ad hoc veranderingen, wegafsluitingen en dergelijke, die niet direct ondervangen worden. Het is dus heel goed dat de planner zelf blijft nadenken. Het rittenplanningssysteem van AKB LS is een perfect hulpmiddel, wat je wel continu moet updaten. Gelukkig is AKB LS daarin een hele fijne partner, want ze blijven innoveren en komen zelf met ideeën en luisteren ook goed naar onze ideeën. Het systeem kan heel veel. We maken nog lang niet overal gebruik van. Het mooie is dat AKB Logistics Software ons daarin echt op weg helpt. Ze motiveren ons echt om alle mogelijkheden goed te benutten, en tonen daarin ook betrokkenheid. Wat dat betreft is AKB LS een hele fijne partner om mee samen te werken. Die samenwerking ga je toch aan voor de lange termijn. Bij AKB LS zit dat wel goed.”